نرم افزار حسابداری یک نرم افزار تخصصی برای مدیریت، ثبت، پردازش و گزارش گیری تراکنش‌های مالی یک شرکت، سازمان و کسب و کار است. با این نرم افزار امکان انجام بسیاری از عملکردهای حیاتی همچون مدیریت دارایی، نظارت بر هزینه‌ها و درآمدها، رسیدگی به حساب‌های دریافتی و پرداختی وجود دارد. هر نرم افزار حسابداری دستورالعمل خاص خود را برای استفاده دارد. همچنین درک نحوه انجام این امور برای داشتن سلامت مالی در یک کسب و کار اهمیت ویژه‌ای دارد.
نرم افزار حسابداری چگونه کار می‌کند؟
کار اصلی نرم افزار حسابداری، استفاده از داده‌های ورودی است. پس از ورود این داده‌ها، عملیات پردازش و محاسبات دقیق توسط نرم افزار انجام می‌شوند تا بتوان داده‌های خروجی را از نرم افزار دریافت نمود. می‌توانید با دریافت آموزش تخصصی برای کار کردن با نرم افزار حسابداری سپیدار، از شرکت محاسبات گران فرتاک (fartak) به عنوان بهترین نمایندگی نرم افزار حسابداری سپیدار کمک بگیرید و دقیقا مطابق با دستورالعمل از این نرم افزارها استفاده نمایید. علاوه بر این، درک مراحل ساده کار کردن با این نرم افزارها که در ادامه توضیح داده می‌شوند، کمک کننده خواهند بود.
مرحله 1: ورود داده‌ها
در این مرحله کاربران تراکنش‌های مالی را وارد نرم‌افزار می‌کنند. این می‌تواند شامل فروش، خرید، پرداخت و رسید باشد. نرم‌افزارهای مدرن ممکن است به شما امکان اسکن اسنادی مانند فاکتورها و رسیدها را بدهند که سپس با استفاده از فناوری OCR به داده‌ها تبدیل می‌شوند.
مرحله 2: دسته‌بندی تراکنش‌ها
تراکنش‌ها بر اساس یک نمودار از پیش تعریف شده طبقه‌بندی می‌شوند که می‌توانند شامل حساب‌های مختلف درآمد، هزینه، دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام باشد. این تراکنش‌ها به دو گروه حساب‌های دریافتی و پرداختی تقسیم بندی می‌شوند تا امکان ردیابی آنها وجود داشته باشد.
مرحله 3: پردازش داده‌ها
نرم‌افزار حسابداری به طور خودکار و مطابق با استانداردهای حسابداری مجموع، مبالغ مالیات و سایر داده‌های مالی را محاسبه می‌کند. نرم افزار، تراکنش‌ها را با صورت‌های بانکی یا سایر سوابق مالی مطابقت می‌دهد تا از صحت آنها اطمینان حاصل شود.
مرحله ۴: گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل
گزارش‌های مختلفی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد توسط نرم افزار حسابداری تولید می‌شوند. بعضی از نرم افزارها، ابزارهای تحلیلی را برای بینش عمیق‌تر در مورد داده‌ها و روندهای مالی ارائه می‌کنند که می‌توان از آنها بهره گرفت.
مرحله ۵: انطباق و ثبت مالیات
نرم افزار حسابداری به حفظ انطباق با استانداردهای حسابداری و مقررات مالی کمک می‌کند. می‌توان برای تهیه و ثبت اظهارنامه‌های مالیاتی و محاسبه دقیق بدهی‌های مالیاتی از نرم افزار کمک گرفت. حتی بعضی از نرم افزارها امکان تنظیم اظهارنامه‌های مالی به صورت خودکار را دارند.
مرحله ۶: پردازش حقوق و دستمزد (در صورت لزوم)
کسب و کارهایی که با گروهی از کارکنان فعالیت دارند، حتما نیاز به پرداخت حقوق کارکنان با کمک نرم افزار خواهند داشت. نرم افزار حسابداری محاسبات حقوق و دستمزد را به صورت دقیق انجام می‌دهد و می‌تواند کسر مالیات و توزیع پرداخت‌ها را مدیریت کند. برای گزارش دهی و گزارش‌های مربوط به حقوق و دستمزد و فرم‌های مالیاتی نیز این نرم افزارها امکانات خوبی را ارائه می‌کنند.
مرحله ۷: ادغام و همگام‌سازی
نرم‌افزار حسابداری اغلب با سایر ابزارهای تجاری برای گردش کار ساده ادغام می‌شود. به خصوص در صورت نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی، همگام کردن داده‌های مالی اهمیت ویژه‌ای دارد و باید تمامی دیده‌ها در سیستم به روزرسانی و همگام شوند.
مرحله ۸: امنیت و پشتیبان‌گیری
اقدامات امنیتی مانند رمزگذاری برای محافظت از داده‌های مالی توسط نرم افزار حسابداری پیاده سازی می‌شوند. می‌توان به صورت منظم از داده‌ها پشتیبان‌گیری کرد تا در صورت خرابی سیستم از دست رفتن داده‌ها جلوگیری شود.
مرحله ۹: مدیریت دسترسی کاربر
این نرم افزارها، نقش و مجوزهای هر کاربر را برای کنترل دسترسی به داده‌های مالی حساس تنظیم می‌کنند. علاوه بر این، سابقه‌ای از کلیه تغییرات ایجاد شده در نرم افزار، با این نرم افزار در نظر گرفته شده تا امکان شفافیت و پاسخگویی وجود داشته باشد.
مرحله ۱۰: به‌روزرسانی و نگهداری مداوم
به‌روزرسانی‌های منظم برای بهبود ویژگی‌ها، رفع اشکالات و انطباق با قوانین در نرم افزار انجام می‌شوند. همچنین خدمات پشتیبانی گیری منظم نیز به کاربران ارائه می‌گردد.
اقدامات قابل انجام با نرم افزار حسابداری می‌توان کارهای زیادی را با نرم افزار حسابداری انجام داد. بسته به اینکه نرم افزار حسابداری خدماتی تهیه کرده‌اید یا پخش و تولیدی، ممکن است ویژگی نرم افزار شما متفاوت باشد. اکثر نرم‌افزارها دارای ویژگی‌های زیادی هستند که می‌توانید برای ساده‌سازی کسب‌وکار خود و آسان‌تر کردن مدیریت دفاتر خود از آنها استفاده کنید. در ادامه برخی از عملکردهای رایج نرم افزارهای حسابداری آورده شده‌اند:
- ثبت تراکنش‌ها: تراکنش‌ها در حسابداری طیف گسترده‌ای را شامل می‌شوند. با نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توانید تمام تراکنش‌های خود را برای ردیابی هر خرید، هزینه، درآمد و موارد دیگر وارد کنید.
- ایجاد صورت‌های مالی و گزارش‌ها: با استفاده از تراکنش‌هایی که در نرم‌افزار خود ثبت می‌کنید، می‌توانید گزارش‌های مختلفی را ایجاد و تجزیه و تحلیل کنید تا تصویری واضح از سلامت مالی خود ایجاد کنید. همچنین این گزارش‌ها جهت پیشرفت و سوددهی بیشتر مفید هستند.
- مدیریت مشتریان: هنگام ایجاد پایگاه مشتری، پیگیری صورتحساب‌های مختلف و فاکتورهای معوقه مهم است. با نرم‌افزار حسابداری، می‌توانید اطلاعات مختلفی در مورد مشتریان خود همچون بدهی‌های قبلی مشاهده کنید.
- ایجاد و ارسال فاکتورها: صدور فاکتور بخش مهمی از اکثر مشاغل است. ایجاد سریع فاکتورهای یکنواخت با چند کلیک یک دکمه به شما امکان می‌دهد در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید. با استفاده از برخی نرم‌افزارها، حتی می‌توانید فرآیند صدور فاکتور را خودکار کنید تا فاکتورها برای فواصل زمانی مشخص ارسال شوند.
- ثبت مالیات کسب و کار: مالیات در کشور ایران اجباری است. بنابراین، شما باید برای تهیه و ثبت اظهارنامه در هر سه ماه و در پایان سال آماده باشید. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، می‌توانید داده‌های لازم را برای وارد کردن در فرم‌های مالیاتی خود پیدا کنید. اکثر نرم‌افزارها همچنین به طور خودکار مالیات فروش را محاسبه می‌کنند یا به شما امکان می‌دهند نرخ مالیات فروش را اضافه کنید.
جمع‌بندی
به طور کلی، کارکرد نرم افزار حسابداری شامل دریافت اطلاعات، پردازش داده‌ها و گزارش دهی از آن هاست. هر نرم افزار بسته به نوع کسب و کار دارای امکانات ویژه‌ای است تا بتواند نیازهای مشاغل را به عنوان یک دستیار مالی و مالیاتی برطرف کند. این نرم افزارها نقش حیاتی را برای دستیابی به امور حسابداری منطقی دارند و باید مطابق با دستورالعمل تولید کننده، استفاده شوند.
